Event management: le 5 caratteristiche di un evento

Un event manager deve tenere a mente un concetto basilare della materia, vale a dire le 5 caratteristiche di un evento ovvero:

1. unicità
2. durata
3. performance
4. rischio
5. costo

L’individuazione e lo studio di questi 5 elementi dà la possibilità all’event planner di raccogliere una serie di importanti informazioni per la gestione e la fruizione di un evento.

Unicità

Ogni evento di successo è tale, perché ha una sua unicità intrinseca, ovvero possiede delle caratteristiche peculiari che lo differenziano da ogni altro.
L’unicità dell’evento non dipende dai suoi contenuti, ma dall’eccezionalità stessa del fatto, dal suo essere inserito in un determinato spazio e tempo, che lo rendono differente da ogni altra sua edizione. Più alto è il valore dell’unicità di un evento, più il suo successo sarà assicurato.
Tale unicità, a sua volta, deriva da altri elementi e fattori, che sono il pubblico, i performer, l’organizzazione, la durata e la frequenza.

Pubblico

Il pubblico rappresenta l’elemento fondamentale di un evento: non ci sarebbe un evento se non ci fosse chi di questo ne deve fruire. E spesso le aspettative del pubblico sono davvero molto alte, perché il pubblico non potrà che partecipare una volta sola a quell’evento. Per questo deve essere per il pubblico unico, irripetibile, perché possa fidelizzarsi.

Performer

I performer sono coloro che sono chiamati a svolgere una determinata performance all’interno di un evento: a loro è affidata una parte importante della riuscita dello stesso e spesso, tanto è più “unico ed irripetibile” l’evento, tanto più alta è la tensione per i performer.

Organizzazione

Tutti gli aspetti di un evento devono funzionare alla perfezione, dal più piccolo dei dettagli al più importante delle gestioni. Per questo l’organizzazione non deve essere affidata al caso o all’inesperienza, ma va data a chi ha tutte le competenze necessarie per portare a termine il compito in maniera impeccabile, gestendo da subito i rischi, guidando e coordinando tutta la gestione, analizzando ogni aspetto dell’evento.

Durata e frequenza

Un evento può avere una durata breve ed essere irripetibile, unico, ma può anche essere un evento che ha diverse edizioni, con una frequenza variabile a seconda dei casi: può essere annuale o addirittura pluriennale.
Esempi di eventi annuali sono la Formula 1, il Festival di Sanremo, la Consegna degli Oscar, il Salone del Libro.
Esempi di eventi pluriennali sono invece i Mondiali di Calcio o i Giochi Olimpici.

Il fattore frequenza rappresenta un elemento importante per un evento, in quanto ad esempio, il concetto di periodicità di un appuntamento crea nell’utente un senso di attesa e di fidelizzazione.

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